• Philipp Rey

Produktivität steigern - aber wie?

35 % der Deutschen sind in ihrer Tätigkeit nur zeitweise oder gar nicht produktiv. Dies ergab eine 2018 durchgeführte Umfrage [1]. Als größte Treiber der Ablenkung zählen Smartphones und Gespräche mit Kollegen. Auf struktureller Ebene sind es lange Entscheidungswege, langsame Technologien und ineffiziente Prozesse und zu viel Stress, die das arbeiten ineffizient machen.

Die Treiber der Probleme sind fast jedem bekannt. Wie schafft man Srukturen und Gewohnheiten, nicht in die Falle der Unproduktivität zu treten?


Ein aufgeräumter Arbeitsplatz sorgt für Porduktivität

1. Definieren von Tagesaufgaben

Die Planung der Aufgaben bringt Struktur

Man nehme einen einfachen Kalender oder die entsprechende App auf dem Smartphone oder dem Rechner zur Hand. Tragen Sie sich Ihre To-Do's mit einem gewissen Zeitkontingent in den Kalender ein. Beispiel: "Dienstag 8-12 UhrBlog schreiben. 12-12:30 Uhr Mittagessen. Usw...". Machen Sie in dieser Zeit nur was Sie sich selbst aufgetragen haben. Durch die Festlegung der Aufgaben zu einer bestimmten Zeit schaffen Sie es Multitasting zu vermeiden und dennoch an alle Aufgaben zu denken. Multitasking ist ein Produktivitäts-Killer und somit stets zu umgehen. Kommt eine neue Aufgabe hinzu, so legen Sie im Kalender direkt einen Termin an. Ist die neue Aufgaben extrem wichtig, so verschieben Sie einen anderen Termin nach hinten. Tragen Sie sich auch freie Zeiten ein. Zum Beispiel ein Dinner mit dem Partner oder die Kaffeepause mit dem Kollegen. Fest eingeplante Pausen steigern die Produktivität. Dieses Tool bedarf täglich ein wenig Aufwand, lohnt sich jedoch auf lange Sicht enorm.


2. Das Handy verbannen

Social media - Produktivitätskiller

Social Media zählt als eine der größten Ablenkungen der heutigen Zeit. Wir sollten es also stets vermeiden das Handy beim Arbeiten in der Nähe zu haben. Können Sie es nicht weglegen, dann aktivieren Sie zum arbeiten den Flugmodus. Falls Sie telefonisch erreichbar sein müssen deaktivieren Sie die App-Benachrichtigungen für Social Media und Mail. Räumen Sie sich dann feste Zeiten für E-mail, Whats App, Facebook und Co. ein. Vier mal am Tag für jeweils 5-10 Minuten? Klingt doch ausreichend oder nicht? Sofern Sie dauerhaft telefonisch erreichbar sein müssen, sollten Sie dringend versuchen sich Zeiten ohne Telefon zu blocken. Eine Möglichkeit wäre, dass Sie beispielsweise erst ab 10 Uhr telefonisch erreichbar sind. Sie sind flexibler? Nutzen Sie Ihr Telefon als Anrufbeantworter und nehmen sich feste Zeiten am Tag an denen Sie Anrufe und E-mails beantworten.


3. Sich zurückziehen

Bekannte Schriftsteller ziehen sich gerne mal in eine Hütte im Wald oder an einen anderen entlegenen Ort zurück. Das wird im Büroalltag wohl eher schwierig. Dennoch gibt es Möglichkeiten, wie Sie auch im Großraumbüro oder als Ansprechpartner für

Ruhe macht produktiv

wichtige Dinge Freiräume bekommen können. Auch hierbei ist eindeutige Planung notwendig. Nehmen Sie sich, wie in Punkt zwei bereits angesprochen, die ersten Stunden des Tages für Ihre Projekte Zeit. Ziehen Sie noise-cancelling Kopfhörer auf und besprechen mit allen Kollegen, dass die Zeit zwischen 8 und 10 Uhr nur Ihnen und Ihren Projekten gehört. Sie haben ein eigenes Büro? Schließen Sie zu festgelegten Zeiten am Tag Ihre Bürotür und kommunizieren mit Ihren Mitarbeitenden, dass Sie dann nicht gestört werden dürfen. Sofern die Tür angelehnt oder offen steht, ist jeder willkommen.


5. Auf die Ernährung achten

Nüsse als gesunde Alternative

Echtes Futter fürs Gehirn sind gute Fette. Auch Koffein kann in der Steigerung der Produktivität eine sehr wichtige Rollen spielen. Vermeiden Sie zu viele Kohlenhydrate und Transfette. Diese machen tendenziell schläfrig und somit unproduktiv. Im Nachmittagstief beispielsweise hilft ein Kaffee mit Kokosöl und dazu eine Hand Nüsse oder Samen. Es muss kein Kuchen sein. Selbstverständlich sind auch jegliche Art von Softdrinks kontraprodutiv. Die allzeit gepriesene pushende Wirkung von koffeinhaltigen Kaltgetränken ist nach wenigen Minuten verflogen und hinterlässt erneut Müdigkeit aufgrund des hohen Zuckeranteils. Grüner Tee oder schwarzer Kaffee setzen sich im Vergleich immer durch und sind deutlich gesünder.


6.Die Macht des Wortes Nein / Arbeit delegieren

Nein sagen können ist essentiell

Der Kalender ist randvoll? Täglich kommen mehr Überstunden hinzu? Dann ist es Zeit auch mal nein zu sagen. Wenn Sie voll bepackt sind mit Aufgaben, so sagen Sie zu neuen Projekten erstmal nein. Sie haben eine Verpflichtung den anderen Aufgaben und Projekten gegenüber. Nehmen Sie diese Verpflichtung ernst. Die Zahl derer die sich selbst als unproduktiv bezeichnen steigt, wenn diese mehr als 40 Stunden in der Woche arbeiten [1]. Klingt nach einem Widerspruch in sich, ist jedoch völlig logisch. Der Körper und der Geist geraten in eine Erschöpfungsspirale, die sich immer weiter dreht. Stress wird größer und ungünstige Verhaltensmuster, wie schlechtes Essen, Alkohol oder Rauchen zeichnen sich ab. An der Arbeit ist man eher anwesend als produktiv. Der Weg aus diesem Teufelskreis ist das delegieren von einfachen Aufgaben. Sie haben einen verantwortungsvollen Job, der für eine gewisse Zeit Ihre volle Aufmerksamkeit bedarf? Dann lassen Sie für sich einkaufen oder die Hausarbeit machen. Delegieren Sie doch an der Arbeit einfache Aufgaben an Mitarbeiter. Diese freuen sich über Ihr Vertrauen und werden Ihnen auch in Zukunft behilflich sein können.


7. Zeit zum Nachdenken nehmen

Ein Journal zur strategischen Planung

Nehmen Sie sich wöchentlich die Zeit über sich und Ihre Projekte nachzudenken. Was erst einmal verwirrend klingt ist ein sehr wirkungsvolles Ritual. Nehmen Sie sich einen Bleistift, dazu weißes Papier, ein Whiteboard oder eine Art Tagebuch, auch Journal, zur Hand. Denken Sie über vergangene Projekte nach. Denken Sie darüber nach, was in Zukunft relevant wird und in welche Richtung Sie und Ihr Unternehmen sich entwickeln sollten. Machen Sie sich Notizen wie Sie dies erreichen können. Was liegt in der nächsten Zeit an? Wo liegen meine Prioritäten? Kann ich etwas besser machen? Wo benötige ich noch Hilfe? Mit klaren Vorstellungen Ihrer Ziele, lassen sich Ihre Aufgaben besser Priorisieren. Tun Sie nur Dinge, die Ihnen auf dem Weg zum großen Ziel weiter helfen.



8. Räumen Sie auf

Räumen Sie Ihren Browser, Desktop, ihren Schreibtisch und ggf. Ihre Wohnung auf. Unordnung ist ein Produzent von Unproduktivität.

Haben Sie nur die Tabs geöffnet, die Sie im Browser benötigen. Facebook oder die aktuellen Fußballergebnisse und Nachrichten nebenbei geöffnet zu haben sorgt immer wieder für Ablenkung. Ihr Schreibtisch muss zudem aufgeräumt sein. Alles benötigt seinen Platz. Wenn man im Erarbeitungsprozess anfängt aufzuräumen oder etwas zu suchen, so zerstört man den Arbeitsfluss.




Wie sehen Ihre Arbeitsrituale aus? Wie schaffen Sie es für mehr Produktivität zu sorgen? Lassen Sie es mich in der Kommentarzeile wissen.


Vielen Dank fürs Lesen!


Philipp Rey



[1] Appinio.com (2019): Produktivität am Arbeitsplatz: 35% sind zeitweise oder gar nicht produktiv. o.A. https://www.appinio.com/de/blog/produktivit%C3%A4t-am-arbeitsplatz

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